1 vote, average: 5,00 out of 51 vote, average: 5,00 out of 51 vote, average: 5,00 out of 51 vote, average: 5,00 out of 51 vote, average: 5,00 out of 5 (ocen: 1, średnia: 5,00)
Aby oceniać artykuły, musisz się zalogować.
Wczytywanie ... Wczytywanie ...

Jak przestać tracić czas? (cz.II)

Przelatuje przez palce. Ucieka. Nie możemy mieć go więcej. Możemy jednak przestać go tracić. Drugi artykuł o tym, jak być dobrze zorganizowanym i przestać tracić czas.

Pisałem ostatnio [TUTAJ] o tym, jak wziąć się za bary z marnowaniem czasu. ;) Dziś kontynuacja tego tematu – czyli co robić, gdy wiemy już, na co tracimy go najwięcej?

Gdy mamy już kilka naszych NIPPO, możemy przyjrzeć się temu, co robiliśmy przez ostatnie dni. Koniecznie po to, aby wyciągnąć wnioski. ;) Załóżmy, że fragment jednego z naszych NIPPO wygląda tak:

Co?

Od kiedy?

Do kiedy?

Ile miało zająć?

Ile zajęło?

Internet

16:30

18:30

30min

2h

Sprzątanie

18:30

20:45

1h

2h15min

Kąpiel

20:45

21:00

15min

15min

Planowanie

21:00

21:15

10min

15min

Widzimy na przykład, że trochę przesadzamy z Internetem. ;) Miało być tylko 0,5h (tyle sobie daliśmy, gdy zaczynaliśmy), a wyszło cztery razy tyle… wniosek jest oczywisty. Idziemy dalej. Sprzątanie – zajęło ponad dwa razy dłużej, niż tego chcieliśmy. Musimy odpowiedzieć na pytanie: „dlaczego?”.

Jeżeli powodem był fakt, że sprzątaliśmy tak dokładnie i z takim zapamiętaniem, że po prostu potrzebowaliśmy więcej czasu – to OK! :) (tylko uwzględnijmy to następnym razem przy planowaniu!) Jeżeli zajęło nam to ponad dwie godziny dlatego, że co 5-10min sprawdzaliśmy email albo filmiki w Internecie… to może jednak wpis w NIPPO powinien wyglądać nieco inaczej?

Im bardziej uczciwie wypełnimy NIPPO, tym lepsze informacje otrzymamy. Możemy wtedy zastanowić się, co możemy wyeliminować. Uwaga! Pisałem już wcześniej, że nie chodzi tu o stworzenie z nas jakichś robotów czy cyborgów. ;) Odpoczynek, nic-nie-robienie i tym podobne to też potrzebny składnik każdego dnia – ale składnik, który trzeba ściśle kontrolować, żeby się nam nie rozbestwił! ;)

Dlaczego tyle mówię o eliminacji? Ponieważ prawda jest taka, że jeżeli chcemy robić więcej rzeczy X, zawsze musi odbyć się to kosztem robienia mniej rzeczy Y. Dzięki NIPPO znajdujemy po prostu najmniej wartościowy Y.

Skoro mówię tyle o wykluczaniu zbędnych czynności, opiszę tu także dobrą technikę planowania dnia (lub jego części, jeśli wolisz), która jest naprawdę prosta i efektywna. Nie zajmuje więcej, niż 10min, a pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Mówi się, że każda minuta spędzona na planowaniu pozwala zaoszczędzić dziesięć minut działania. Pewnie jest jakaś granica ;) , ale założę się, że będziesz pod wrażeniem tego, o ile więcej można zrobić przy użyciu tej techniki.

Bierzemy kartkę i wypisujemy na niej wszystko, co chcemy zrobić danego dnia. Następnie, przyporządkowujemy każdej pozycji na liście jedną z liter ABCDE:

  • A – zadania najważniejsze, które koniecznie musimy danego dnia wykonać,
  • B – zadania ważne, które także powinniśmy wykonać, ale nie aż tak istotne,
  • C – zadania, które chcemy, ale nie musimy wykonać,
  • D – zadania, które możemy delegować, zlecić komu innemu,
  • E – zadania, o których tak naprawdę możemy bez konsekwencji zapomnieć, które możemy wyeliminować.

Następnie każdemu z zadań oznaczonemu daną literą przypisujemy cyfrę od 1 wzwyż, gdzie 1 to zadanie najważniejsze z danej grupy.

I tak, nasza lista może wyglądać na przykład tak:

Zadanie

Priorytet

Wyprowadzić psa

D1 (deleguj facetowi ;) )

Oddać samochód do warsztatu

C2

Wizyta w urzędzie skarbowym

A4

Sprawdzić status wszystkich znajomych na NK

E1

Napisać referat na studia

B3

Odebrać dziecko z przedszkola

A3

Ćwiczenia na mięśnie ud

B2

Zrobić zupę

B1 (dla odważnych – spróbuj delegować ;) )

Umówić się do lekarza

A1

Zadzwonić do kontrahenta w sprawie dostaw

A2

Sprzątanie

C1

I teraz najważniejsze: zanim wykonamy którekolwiek z zadań B, wykonujemy wszystkie A, zaczynając od tego z numerem 1. Następnie, podobnie robimy z zadaniami B. Dalej C, jeżeli mamy jeszcze czas. ;) D najlepiej zlecić komuś innemu, a o E zapomnieć, bo tylko tracimy na nie czas. ;)

To, co jest w tym najlepsze (oprócz wzrostu naszej efektywności, oczywiście ;) ) to satysfakcja i ulga, kiedy wykonamy wszystkie zadania A… a potem B (satysfakcja się kumuluje ;) )… no i w końcu C. :) Wtedy nadchodzi pora na zasłużony odpoczynek.

Nam przed zasłużonym odpoczynkiem został jeszcze trzeci artykuł z serii – znajdziesz go [TUTAJ].

Zapraszam Cię do czytania, komentowania i rozsyłania znajomym! :)

Podziel się na:
  • Facebook
  • Śledzik

Dodaj komentarz